הפקת כנס מקצועי איננה דבר של מה בכך, אפילו לאנשים המנוסים ובקיאים בדבר. וככל שמדובר בכנס יותר מרובה משתתפים, כך התהליך צריך להיות יותר מהוקצע וללא תקלות. נסביר כיצד לצלוח את התהליך בצורה מחושבת וחלקה ביותר – באמצעות שלל תובנות. 

פנו אל המומחים שלנו להפקת אירועים עסקיים >>>

הבינו למי מיועד הכנס 

לפני שמתחילים לבצע אפילו צעד אחד, יש להבין היטב למי מיועד הכנס. הפקת כנס מקצועי לאנשי מכירות תהיה שונה במובנים רבים מהפקת כנס לאנשי רפואה או כזה שמיועד להפגיש בין משקיעי הייטק לבין יזמים. 

אתרו מתחם מתאים בגודלו 

על פי מספר המוזמנים וכלל המשתתפים, אפשר לאתר מתחם המתאים בגודלו לכנס שעל הפרק. יש להביא בחשבון לא רק את גודל האולם או שטח המתחם אלא גם שירותים שונים שבעיניכם הם חיוניים. 

פתרונות מיתוג ושילוט 

הפקת כנס מקצועי חייבת לתת את הדעת על פתרונות מיתוג ושילוט. שלטים ומודעות הכוונה מצד אחד ושלטי פרסום ומיתוג מצד שני, הופכים את הכנס למה שהוא. במידה וישנם במקום דוכנים, פינות אירוח, עמדות כיבוד וכיוצא בזה, כדאי למתג גם אותם. 

צרו קשר עם קליידסקופ – חברה להפקת אירועים >>>

תכנים מושקעים 

כל הפקת כנס מקצועי מחייבת דגש מיוחד על תכנים מושקעים. לצורך ארגון התכנים כדאי להיעזר באיש מקצוע בתחום או להיעזר בניסיון מקצועי מארגון כנסים דומים. מלבד תכנון התכנים, יש לדאוג לשבץ אותם בסדר מתאים או בלוקיישנים מתאימים במתחם. אפשר לארגן תוכנייה או לוח זמנים שיחולקו למשתתפים מראש או ביום של הכנס. 

פינוקים ואווירה 

כדי לצלוח את התהליך כהלכה, צריך לארגן פינוקים וליצור אווירה באמצעות אביזרים או טכניקות שונות. הפינוקים יכולים לכלול מתנות קטנות, כיבוד, חלוקת כוסות יין או משקאות אחרים למוזמנים. האווירה נוצרת גם בעזרת תאורה, דוכנים מעוצבים, אפקטים, סרטונים ומצגות באיכות גבוהה.