אם אתם בעלי עסקים קטנים או גדולים, או אפילו אם אתם עדיין שכירים ומתכוננים ליום בו תצאו לעצמאות – אתם בוודאי יודעים שעסק טוב מתחיל מהדברים הבסיסיים. אחד הדברים הבסיסיים ביותר בעסק הוא סדר, תהליכים מאורגנים ושליטה בכל הנעשה בו.

בעבר, עסקים היו מתנהלים בעזרת טפסים רבים וניירת מסוגים שונים, כשעסקים רבים עדיין עושים כך ומתנהלים עם פנקסים וקלסרים. למעשה, השלב הבא הוא תוכנות. אלו גרמו לבעלי העסקים לוותר על ניירת רבה, והיוו מהפיכה של ממש. גם לתוכנות השונות היו חסרונות – הן היו עובדות ישירות על המחשבים של העסק והיו מסורבלות וארכאיות. אבל כיום, ישנן מערכות ייחודיות על ענן – כל שניתן לגשת אליהן מכל מחשב! במאמר הזה אנחנו נסקור את הדרך הכי יעילה לנהל את העסק שלנו. ובכן, זוהי דרך שמהווה קפיצת מדרגה משמעותית בניהול העסק.

ניהול עסק חכם

את החסרונות של ניהול עסק, אלה שגרמו לבעלי עסקים לאגור ניירת רבה אנחנו לא צריכים למנות. בואו נעבור ונסקור תחום חדש ומרגש שיהפוך את העסק שלנו למכונה משומנת ואת הניהול שלו להרבה יותר קל ויעיל. אנחנו מדברים כמובן על הנהלת חשבונות באינטרנט.

המעבר לתוכנות שיושבות על שרת ומנוהלות אצל גורם חיצוני מהוות יתרון עצום. בואו נבין מה תוכנות אלו כוללות וכיצד הן ישתלבו אצלנו בעסק.

טפסים דיגיטליים

חשבוניות, הצעות מחיר, קבלות ואפילו הזמנות מוענקות ללקוחות בצורה דיגיטלית. זה אולי נשמע לכם פשוט אבל זה טיפה יותר מורכב: מדובר על טכנולוגיית חתימה דיגיטלית שמאפשרת משלוח מסמכי מקור אונליין, שהם גם חוקיים ומאושרים על ידי רשויות המס. ניתן לשלוח מסמכים בקלות ואפילו לבדוק כמה פעמים צפו במסמך בצד השני: לא עוד תירוצים כמו 'לא הגיעה אלינו החשבונית'…

יתרון נוסף של טפסים דיגיטליים הוא היכולת להעתיק אותם במקום ליצור טופס חדש. זה טוב במיוחד למי שמוציא טפסים מאד מפורטים שחוזרים על עצמם. מלבד זאת ניתן לגשת אל המערכת מכל מחשב (גישה בכל העולם!), ואפילו באמצעות הטלפון הנייד.

סליקת אשראי חכמה

כאשר משתמשים בהנהלת חשבונות באינטרנט נפתחות אפשרויות חדשות גם בכל הנוגע לסליקת אשראי. לא עוד סליקה ממכשירים נפרדים ומגושמים. בכלל, הסריקה יכולה להתבצע בהקלדה בלבד או באמצעות שליחת קישור לתשלום מידי באשראי. החיוב מבוצע אוטומטית ומוכנס ישירות לקבלה או לחשבונית מס קבלה.

הפקת דו"חות

נכון, הפקת דו"חות הייתה קיימת גם בתוכנות הישנות אבל לא באותה רמה ולא עם אותן אפשרויות. בין אם אנחנו מפיקים דו"חות מעקב עסקי, דו"חות לצורך הגשה לגופי המס השונים או אפילו דו"חות חייבים, זהו עולם אחר לגמרי. אפשרויות הפילוח וסידור הנתונים כאן הן פשוט אינסופיות. ניתן בקלות להפיק דו"חות מסובכים לכאורה כגון: דו"ח חייבים על חשבוניות מעל 10,000ש"ח מלקוחות מוסדיים ברבעון האחרון.

ניהול לקוחות

תראו, בשביל לנהל באמת לקוחות באופן מקצועי, נדרשת תוכנת CRM מלאה. תוכנות הנהלת חשבונות מציעות בכל זאת יכולות חסרות תקדים לניהול לקוחות וחלק מהן יכולות להיחשב גם כתוכנות CRM איכותיות. ניתן לפלח לקוחות לפי פילוחים שונים ומגוונים כולל מקור הגעה או מקצוע למשל. כמו כן, תזכורות, משימות ואפילו ימי הולדת – כולם יכולים להיות משויכים ללקוחות השונים. מדובר על יכולות חדשות שפותחים בפנינו אפשרויות חדשות.

חווית משתמש ותפעול

אולי אחד היתרונות הגדולים ביותר של הנהלת חשבונות באינטרנט הוא היכולת לגשת לתוכנה ממכשירים שונים כולל מהטלפון הנייד. האפשרויות לשדרוג התהליכים העסקיים הן רבות. לדוגמא: היכולת של מי שמספק את הסחורה גם לגבות תשלום מידי בכרטיס אשראי או היכולת ליצור ולשלוח הצעת מחיר מסודרת למייל של לקוח, מהנייד, מיד בסוף הפגישה עמו כאשר הדברים עדיין טריים.

שנסכם?

הנהלת חשבונות באינטרנט פותחת לנו מגוון אפשרויות עצום. במאמר נגענו בכמה דברים אבל ישנם עוד הרבה אפשרויות אחרות. האתגר האמיתי הוא בעצם למצוא מקומות בהם היכולות האלו משנים ומשפרים סדרי עבודה בעסק שלנו. קשה לחשוב על סיבה לא להשתמש ביכולות הללו, ביחוד כשהן מוצעות במחירים מאד אטרקטיביים. אם נחשב את היעילות והחיסכון בניירת ומקום בעסק, יצא שאנחנו מרוויחים בגדול מהמעבר לתוכנות הללו.